Nevladne organizacije veliko in pogosto »poslujemo« z občinami, javnimi zavodi, ministrstvi, šolami, krajevnimi skupnostmi …, torej s proračunskimi uporabniki oziroma javnim sektorjem.
Ko izdajamo račun proračunskim uporabnikom, ga je potrebno izdati v e-obliki, kar lahko storimo tudi preko portala UJPeRačun.
Portal UJPeRačun je spletna aplikacija, ki je namenjena pravnim in fizičnim osebam za pripravo in pošiljanje e-računov prejemnikom v javnem sektorju oziroma proračunskim uporabnikom.
Kako izdati e-račun
Izdajanje e-računov omogočajo vsi ponudniki računovodskih programov, kot tudi banke, preko sistema e-bančništva.
V kolikor pa proračunskim uporabnikom izdajate manj kot 5 računov mesečno (kar je manj kot 60 računov letno), lahko uporabite brezplačno rešitev izdajanja e-računov preko portala UJPnet.
V naslednjem članku bomo pogledali, kako izdati e-račun preko portala UJPnet.
Registracija na portalu UJPnet
Prvi korak je registracija v sistemu. Uporabnik izpolni spletno vlogo za dostop do aplikacije UJPeRačun. Za uporabo spletne aplikacije UJPnet potrebujete digitalno potrdilo SIGEN-CA ali SIGOV-CA, overitelja Ministrstva za javno upravo.
Po prejemu gesla za dostop do aplikacije UJPeRačun (uporabnik ga prejme na e-naslov, ki ga je navedel v vlogi) uporabnik preizkusi vstop v aplikacijo in nato v zavihku »Nastavitve« uredi skupne značilnosti e-računov, vezanih na izdajatelja (faksimile podpisa, logotip, ime odgovorne osebe, zapis v nogi računa) – opisano pod točko D. Nastavitve. (vir: https://eracuni.ujp.gov.si/)
Ob prvi lokalni prijavi bo aplikacija zahtevala spremembo gesla.
Izdaja e-računa
Digitalno potrdilo vstavite v USB režo v vašem računalniku in pojdite v iskalniku (spletni iskalniki Chrome, Microsoft Edge, Apple Safari, Mozilla Firefox … naj bodo v zadnjih dveh različicah in ne starejši) na spletno stran https://eracuni.ujp.gov.si/.
1. Vpis v UJPnet
- Izberite možnost LOKALNA PRIJAVA – vstopi.
- Nato vam ponudi izbiro digitalnega potrdila z vašim imenom, ki ga potrdite s klikom. Vpišite geslo, ki ste ga dobili z digitalnim potrdilom.
- Nato vpišete geslo za vstop v aplikacijo UJPnet.
Sedaj lahko pričnete z vnašanjem e-računa.
2. Vnos podatkov naše organizacije
Najprej morate dodati prejemnika, v tem primeru je to vaša organizacija. To storite tako, da kliknete na NASTAVITVE:
Ko v polje vpišete vašo davčno številko, se vam avtomatsko izpišejo vsi ostali podatki. S klikom na gumb SHRANI VLOGO, se vaši podatki shranijo.
3. Vnos e-računa
Sedaj greste ponovno na zavihek VNOS E-RAČUNA in izberite izdajatelja – to ste vi. ter Kliknite NOV E-RAČUN.
Sedaj je potrebno izpolniti podatke:
- Prejemnik: v iskalniku poiščite tistega, ki mu pošiljate e-račun (npr. Občina Sevnica …)
- Vrsta dokumenta: Na voljo imate več izbire, vendar boste v primeru, ko izdajate e-račun za sofinanciranje projekta (sredstva iz razpisa), OBVEZNO izbrali 387-zahtevek. V kolikor gre za katero koli drugo naročilo, izberete 380-račun.
- Datum izdaje: tisti datum, ko izdajate račun
- Številka dokumenta: vpišite, kateri po vrstnem redu je to vaš izdani račun
- Kdaj se je storitev, ki jo zaračunavate, izvajala (lahko obdobje, lahko pa samo en datum)
- Kraj izdaje: vpišite sedež vaše organizacije
- Rok plačila: vedno je 30 dni od dneva izdaje (preračunajte)
- Način plačila: izberite možnost Račun je potrebno plačati
- Koda namena: v kolikor ni kako drugače določeno v pogodbi ali naročilnici, sklepu …, potem izberite OTHR – drugo
- Referenca: če je referenca navedena v pogodbi ali naročilnici, sklepu …., potem vpišite tisto, sicer vpišite 00 in dodajte številko računa, ki ga imate zavedenega zgoraj pod okencem Številka dokumenta (npr. 00 1-2023)
- Vrsta ref. dokumenta: izberite, na kateri dokument se ta e-račun navezuje – ali gre za pogodbo, sklep, naročilnico (izberite med možnostmi, najverjetneje bo pogodba ali naročilo kupca)
- Številka ref. dokumenta: prepišite številko pogodbe, sklepa, naročilnice …
- Datum ref. dokumenta: Navedite datum pogodbe, sklepa, naročilnice …
- Začetni tekst: v to polje opišite, kaj zaračunavate, npr: V skladu s pogodbo XYZ-123 vam izdajamo račun za sofinanciranje programa športa v letu 2022 …
- Nato izpolnite vsa naslednja polja: Vrsta blaga/storitve, Količina, Enota mere, Popust, Znesek popusta, DDV, Davčna koda, Vrednost brez DDV kot je prikazano v spodnjem primeru. Po potrebi dodate postavko (če zaračunavate več storitev) s klikom na
- Bodite pozorni, da pri cenah pišete vejice in ne pike (npr. 123,00)
- Končni tekst: ker niste DDV zavezanec, morate tu obvezno dodati tekst: DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena ZDDV-1.
- Ko ste izpolnili vsa zahtevana polja, kliknite SHRANI
4. Dodajanje prilog
V kolikor morate dodati prilogo, kliknite na IZBERI DATOTEKO ter iz vaše naprave dodajte želeni dokument.
V kolikor se vam pokaže okence, ki vam sporoča, da vaša datoteka presega dovoljeno velikost, kliknite V REDU in nadaljujte. Odpre se vam novo okno, kjer ponovno kliknite PREBRSKAJ in poiščite datoteko, kliknite NALOŽI in nato zaprite okno. V skupnem seštevku pa priložene datoteke vseeno ne smejo presegati velikosti 1 MB. Če ste dodali napačno datoteko, kliknite gumb ODSTRANI.
Ko dodate vse potrebne priloge, ponovno kliknite na gumb SHRANI.
5. Izdaja e-računa
Ko ste dodali vse priloge in kliknili SHRANI, kliknete na gumb ZAKLJUČI. Sistem vas preko pojavnega okenca opozori, da e-račun podpisan in pripravljen za pošiljanje, kjer potrdite V REDU.
Na tej točki imate še vedno možnost preveriti, če ste vse pravilno vnesli, s klikom na PREGLEJ. S klikom na SHRANI PREDLOGO E-RAČUNA, si lahko ustvarite osnutek za naslednjič (v primeru, da večkrat pošiljate istemu prejemniku).
Za svojo evidenco pa si lahko e-račun shranite s klikom na dnu e-računa na e-Racun.PDF, saj se v aplikaciji e-računi po dveh mesecih izbrišejo.
Če so vsi podatki pravilni, kliknite POŠLJI! S tem je e-račun poslan prejemniku e-računa.
V kolikor pa morate kaj popraviti, kliknite BRIŠI in začnite na novo z vnašanjem e-računa, od začetka.
* Pregled izdanih e-računov
Preko zavihka IZDANI E-RAČUNI lahko spremljate statuse poslanih e-računov.
Statusi poslanih oziroma izdanih e-računov:
- Dostavljen: e-račun je bil dostavljen prejemniku.
- Nedostavljen: e-račun ni bil dostavljen prejemniku (s klikom na status Nedostavljen se izpiše, zakaj e-račun ni bil dostavljen prejemniku).
- Sprejet: e-račun je bil dostavljen in prejemnik je potrdil prejem(s klikom na status Sprejet se izpiše sporočilo prejemnika).
- Zavrnjen: e-račun je bil dostavljen, vendar ga je prejemnik zavrnil (s klikom na status Zavrnjen se izpišejo razlogi zavrnitve e-računa).
Srečno!
Zavod Dobra družba, Regionalno stičišče nevladnih organizacij Posavja
Vir fotografij: posnetki zaslona
